Beberapa tahun yang lalu, saya menugaskan salah satu bawahan saya untuk memimpin sebuah proyek lintas departemen guna meningkatkan pengalaman pengguna. Proyek tersebut merupakan salah satu inisiatif strategis terpenting perusahaan pada tahun itu dan sangat krusial bagi kinerja organisasi maupun kinerja saya sendiri. Karena itu, saya memberikan ultimatum kepada manajer proyek tersebut: kegagalan bukanlah pilihan.
Dia rajin dan menangani tugas tersebut dengan sangat serius. Namun, setelah hampir dua bulan, proyek tersebut belum menunjukkan kemajuan yang berarti. Suatu hari, saya memanggilnya untuk menanyakan alasannya. Ternyata, masalahnya terletak pada Departemen Keuangan.
Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, kami perlu menyesuaikan beberapa kebijakan purna jual kami — misalnya, dengan memperpanjang jangka waktu pengembalian dan penukaran barang tanpa syarat serta memberikan kupon kepada pelanggan yang tidak puas.
Tentu saja, langkah-langkah semacam itu akan meningkatkan indikator kinerja proyek. Namun, langkah-langkah tersebut juga akan meningkatkan biaya, yang berpotensi merugikan hasil keuangan perusahaan pada akhir tahun — dan memastikan hasil tersebut tetap sesuai target merupakan salah satu prioritas terpenting Departemen Keuangan pada tahun itu.
Hal itu menimbulkan dilema. Jika proyek tersebut berhasil, kinerja Departemen Keuangan bisa terganggu. Namun, jika Departemen Keuangan mencapai targetnya dengan menolak pengeluaran tambahan, proyek tersebut akan sulit dilanjutkan. Rekan saya tidak akan bisa menyelesaikan tugasnya, dan kinerja saya pun akan terganggu.
Proyek tersebut menemui jalan buntu, sehingga manajer proyek merasa sangat frustrasi.
Sebenarnya, dia sudah melakukan upaya yang cukup besar. Dia telah berulang kali bertemu dengan Departemen Keuangan untuk menjelaskan proyek tersebut, dan dia telah memanfaatkan kontak serta sumber daya lainnya untuk membangun hubungan yang lebih erat dengan kepala departemen tersebut.
Namun, hal itu tidak banyak berpengaruh.
Departemen Keuangan bersikap terbuka. Mereka memahami bahwa itu adalah proyek yang layak dan ingin mendukungnya. Namun, setiap kali pembahasan menyentuh inti permasalahan — soal dana — mereka kembali ke titik awal.
Lagipula, dana yang tersedia bagi perusahaan memang terbatas. Mengalokasikan lebih banyak dana untuk satu proyek bisa saja mengorbankan departemen lain dan membuat Departemen Keuangan menjadi sasaran kritik mereka.
Yang lebih penting lagi, kekhawatiran terbesarnya adalah apakah ia bisa memenuhi indikator kinerja utamanya sendiri, karena kariernya bergantung pada hal itu. Ketika keputusan besar dipertaruhkan, orang secara alami cenderung mengutamakan kepentingan mereka sendiri.
Saat saya mendengarkan manajer proyek itu mencurahkan rasa frustrasinya—suaranya terdengar seolah-olah dia hampir menangis. Jelas, sudah waktunya bagi saya untuk turun tangan. Inilah beberapa saran yang saya berikan untuknya:
Pertama-tama, berhentilah mengeluh bahwa Departemen Keuangan menolak bekerja sama, karena sejak awal kamu memandang masalah ini dengan cara yang salah. Selama ini kamu berpikir sepenuhnya dari sudut pandang “aku” alih-alih “kita.”
Mengapa Bagian Keuangan harus mengorbankan kepentingannya sendiri demi memenuhi kepentingan Anda? Saat memikirkan apa yang Anda butuhkan, mengapa tidak mempertimbangkan juga apa yang dibutuhkan rekan-rekan Anda di Bagian Keuangan?
Kedua, fokuslah pada masalah itu sendiri. Carilah kepentingan yang sama antara kedua belah pihak dan temukan cara untuk mewujudkannya bersama-sama. Begitu Anda melakukannya, orang-orang akan jauh lebih bersedia untuk bekerja sama dan mendukung Anda. Jika tidak, Anda justru akan menempatkan diri Anda berlawanan dengan rekan-rekan kerja yang justru bantuannya Anda butuhkan.
Setelah mendengar hal itu, ia perlahan-lahan menjadi tenang dan mulai memandang situasi tersebut dari sudut pandang yang berbeda.
“Hmm. Kamu benar, Bos,” katanya. “Kepala Bagian Keuangan tidak menolak bekerja sama begitu saja. Anggaran perusahaan memang sangat ketat, dan alokasi dana untuk setiap departemen sudah ditetapkan sejak awal tahun. Mereka juga berada dalam posisi yang sulit, karena keuangan tidak boleh minus. Andai saja jajaran manajemen senior bisa memberi kami sedikit dana tambahan…”
Begitu mendengar hal itu, saya langsung berkata:
“Betul sekali! Sekarang pikirkanlah hal ini dengan saksama: Adakah cara untuk menyelaraskan kepentinganmu dengan kepentingan Departemen Keuangan? Bisakah kamu menjadikan masalahmu sebagai masalah mereka juga, sehingga keberhasilan proyekmu tidak hanya menguntungkan dirimu sendiri, tetapi juga memberi manfaat yang berarti bagi mereka?”
Hanya itu saja yang diperlukan.
Wajahnya berseri-seri saat solusi itu tiba-tiba menjadi jelas.
“Kamu benar, Bos! Ide yang brilian. Saya akan kembali ke Departemen Keuangan dan berbicara lagi dengan mereka. Mungkin kita bisa bekerja sama dan bersama-sama mengajukan permintaan anggaran yang lebih besar kepada jajaran manajemen senior. Itu akan menyelesaikan masalahku sekaligus membantu Departemen Keuangan. Semua pihak diuntungkan!”
Artikel ini diadaptasi dan dipetik dari buku Zhang Sihong yang berjudul: 專注做事、精簡做人的極簡工作法 (The Minimalist Work Method: Focusing on Tasks and Simplifying Interactions). (Bersambung)